När systemen möter vardagen

I de tidigare delarna har jag skrivit om vikten av att förstå sin egen verksamhet innan systemval, att bygga internt ägandeskap i implementationer och att säkra intern drivkraft för att faktiskt få förändringen att hända. I denna del tar vi nästa steg: att få medarbetarna att på riktigt börja arbeta i det nya systemet och göra det till en del av vardagen. Långt innan någon driftstart genomförs.

När ett system går i drift är det lätt att tro att arbetet är klart. I praktiken är det ofta nu den mest känsliga fasen börjar. Det är här acceptans skapas, arbetssätt sätts och framtida förbättringar blir till. Utan aktivt engagemang från organisationen riskerar även en tekniskt lyckad implementation att tappa hela sin fart.

Utbildning räcker inte

Utbildningar som hålls av leverantören är ofta både nödvändiga och bra. De skapar ett gemensamt startskott och säkerställer att alla får samma grundförståelse. Men det är sällan i utbildningsrummet som verklig förståelse byggs, problem upptäcks eller förbättringar görs.

Det verkliga lärandet sker först när medarbetarna börjar arbeta i systemet på riktigt. När vardagliga situationer uppstår, när gamla arbetssätt ifrågasätts och när detaljer som aldrig fångades i offerten blir synliga.

Tid för lärande och förbättring

För att detta ska fungera krävs något som ofta underskattas: avsatt tid. Medarbetare behöver tid att utforska systemet, testa nya processer och formulera förbättringsförslag. Inte som något som sker vid sidan av ordinarie arbete, utan som en planerad del av förändringen.

Vid ett nyligt genomfört systembyte så var organisationen uppdelad på två kontor i olika städer. Varje medarbetare avsatte en timme i veckan under en hyfsat lång period, med fokus på att fånga upp det som var viktigt i deras vardag och samtidigt träna på de nya processerna. Dessa timmar användes till att dokumentera frågor, förbättringsidéer och sådant som inte fungerade som tänkt.

Resultatet blev att redan två veckor efter driftstart var medarbetarna trygga i det nya systemet. Då de hade varit med och arbetat fram resultatet. Det är ovanligt i större systembyten, men fullt möjligt när tid och struktur finns på plats från start.

Medarbetarnas kunskap är avgörande

I nästan alla organisationer finns det årsvis av tyst kunskap kopplad till gamla system. Ett landskap som ingen riktigt förstår, men som bara fungerar. Varför något görs på ett visst sätt, vilka undantag som finns och vilka konsekvenser små förändringar kan få. Vilket skiljer sig totalt mellan branscher. Denna kunskap sitter hos medarbetarna, inte i någon dokumentation i SharePoint.

Genom att tidigt använda en kartläggning, prioriteringslistor och enkla veckovisa uppföljningar kunde vi fånga upp dessa delar. Inte för att återskapa gamla arbetssätt, utan för att förstå vad som faktiskt behövde vara med och vad som kunde förbättras.

Från osäkerhet till effektivitet

Jag kan inte nog understryka vikten av detta. Varje dag som medarbetare känner sig osäkra, frustrerade eller irriterade efter en driftstart bromsas organisationen. Osäkerhet leder till långsammare processer. Långsammare processer påverkar flöden, leveranser och i slutändan intäkter.

När organisationen istället känner trygghet i det nya skapas motsatt effekt. Processer flyter, förbättringar föds naturligt och systemet börjar bidra till verksamheten istället för att bromsa den.

Slutsats

Ett systembyte lyckas inte i driftstarten. Det lyckas i hur väl organisationen tas med efteråt. När medarbetarna får tid, stöd och möjlighet att påverka skapas både lärande och engagemang. Det är där det långsiktiga värdet uppstår.