Kostnadskontroll och ägandeskap under implementationen

Ett personligt perspektiv på ägandeskap, lärande och kontroll i digitala förändringsprojekt. Del 4.

Detta är en fortsättning på del 3. Ni hittar denna här.

I de tidigare delarna har vi belyst vikten av att förstå sin egen verksamhet innan systemval, att bygga internt ägandeskap i implementationen och att säkra intern drivkraft för att faktiskt få förändringen att hända. I denna del fortsätter vi där nästa avgörande steg tar vid: hur ni behåller kontrollen över kostnader, ansvar och relationer när implementationen är igång.

När ni har säkrat en intern resurs som håller i ratten och driver implementationen framåt blir förutsättningarna för ett lyckat projekt helt annorlunda. Utan denna roll ökar risken för en misslyckad implementation markant, både i kvalitet, tempo och kostnad.

Nästa steg i implementationsresan handlar om att tidigt identifiera vilka delar av projektet som kan göras smartare och mer kostnadseffektivt. Det är här den tekniska förståelsen hos den interna drivkraften blir avgörande igen. Inte bara för att förstå vad som är möjligt i systemet, utan för att kunna avgöra vad som faktiskt behöver köpas externt och vad som med fördel kan göras internt.

Vad kan vi göra själva

Ett tydligt ansvarsområde för den som håller i ratten är att löpande ställa frågan: vilka delar kan vi själva ta ansvar för utan att tumma på kvalitet eller risk? Samtidigt måste en annan fråga besvaras parallellt: hur skapar vi rätt balans mellan vad leverantören gör och vad vi gör internt, utan att skapa friktion eller trampa på tår.

Det är allmänt känt att leverantörer uppskattar när det finns en stark intern motpart som driver projektet. Däremot är det sällan lika uppskattat när delar som tidigare var tänkta att bli debiterbara timmar flyttas inhouse. Det är här fingertoppskänslan behövs.

Vad köper ni bäst externt

Allt ska inte göras internt. Externa leverantörer fyller en viktig roll när det gäller spetskompetens och objektiv granskning. Områden som ofta lämpar sig bäst för externa insatser är till exempel säkerhetskonsulting, migrering av data, penetrationstester, arkitekturgranskningar och andra moment där ett oberoende perspektiv stärker kvaliteten.

Även tillfälliga expertinsatser inom smala teknikområden kan vara klokt att köpa externt, så länge ägandeskapet och besluten fortsatt ligger internt. Externa resurser ska bidra med spets, inte bli ett permanent beroende.

Delar som ofta springer iväg

Om vi tar ERP som exempel finns det flera områden som ofta hamnar utanför ursprunglig offert och snabbt driver kostnad. Det kan handla om uppsättning och design av orderdokument, justeringar av fönster och vyer genom tillägg av synlig data, samt integrationer och anpassningar.

Just integrationer är ett område där åsikterna ofta går isär kring vem som ska göra vad. Min erfarenhet är tydlig: om organisationen är trygg i att den interna drivkraften faktiskt har den tekniska kompetens som krävs, då är det ofta en stor fördel att ta detta ansvar internt.

Den stora fällan med löpande kostnader

Den största fällan i många implementationer är inte implementationskostnaden i sig, utan de löpande kostnaderna som följer med på sikt. Det är vanligt att externa aktörer debiterar månatliga avgifter för integrationsplattformar och lösningar de redan äger och driftar.

Jag hade nyligen ett case där kunden stod inför en implementationskostnad på 400 000 kronor, samt en löpande kostnad på 5 000 kronor per månad. Vid en första anblick upplevdes den löpande kostnaden som låg. Men när vi räknade på det tillsammans blev bilden en annan. 5 000 kronor per månad motsvarar 60 000 kronor per år. I detta fall ska affärssystemet leva i minst 15 år. Det innebär 900 000 kronor i löpande kostnad, dessutom med årliga prisökningar på omkring 6 procent.

I detta fall valde vi att bygga integrationerna internt. Resultatet blev fullt ägandeskap, full kontroll och en driftkostnad på cirka 600 kronor.

Slutsats

När ni har intern drivkraft, teknisk förståelse och modet att ifrågasätta även under implementationen, skapar ni verkligt ägandeskap. Det är så ni undviker onödiga kostnader, minskar beroenden och bygger lösningar som håller över tid.

Extern spets är värdefull. Men kontrollen och ansvaret måste alltid stanna hos er.

Läs mer om hur vi jobbar med affärssystem här.