Ett personligt perspektiv på ägandeskap, lärande och kontroll

Att välja rätt system. Denna fråga kommer varje gång och gärna i slutet av projektet. Valde vi rätt system från början?

För att framföra detta väljer jag att prata om ERP. Nästan alla bolag vet med sig att skifte av ERP är bland det jobbigaste och största ett bolag kan göra. Just därför håller majoriteten kvar vid sina affärssystem så länge det bara går. Vart börjar detta någonstans då? Det börjar ofta vid någon av fyra anledningar:

Systemet börjar bli instabilt.

Systemet underhålls inte längre.

Organisationen har vuxit ur det befintliga systemet.

Företaget vill effektivisera och modernisera sina processer.

Redan vid det första stadiet när tanken på att byta affärssystem dyker upp börjar ledningen diskutera när detta ska ske. Sen pausas allt. Det blir som en tung sten som ingen varken har tid, kunskap eller ork att lyfta. Det kan ske att ett par möten bokas upp och ett par offerter tas in direkt från leverantörer. Sen händer det inte så mycket och man hoppas på att det nuvarande system ska hålla ett tag till.

Sedan kommer man till ett läge där man ofta tvingas byta. Och då går det undan.

Bromsa innan ni springer

Det är lätt att vilja kasta sig in i ett systembyte när behovet väl uppstår, men här behöver man stanna upp och tänka efter. Här måste man bromsa.

Affärssystem är inget som man aktivt ska låta sin organisation säljas in på av externa leverantörer. För att verkligen, på riktigt välja rätt system, hade man i sådana fall behövt köpa in förstudier från 3 till 4 olika leverantörer och system och investera en stor summa innan val av affärssystem ens görs.

Här måste man tänka till. De externa leverantörerna har partnerskap. De tjänar på samtliga delar av att få in sina system i er organisation.

Förstå teknologin innan beslut

Innan system väljs måste man känna till det tekniska bakom de olika systemen för att veta om offereringen kommer att hålla ens i närheten. Möjligheterna för det som er organisation måste ha behöver vara applicerbara så långt det går i standarduppsättningarna, utan att man ska behöva bygga sönder hela systemet innan det ens har börjat.

Man måste också känna till hela organisationen, och samtliga nyckelpersoner måste lokaliseras och tas upp till ytan, även de som kanske inte är så sugna på det. Samtliga behöver involveras och ges möjlighet att göra sin röst hörd. Varje nyckelperson ska få insyn i och ansvar för sin del av verksamheten: inköp ser över inköpsprocessen, ekonomi granskar redovisningen, och så vidare.

Processerna först, systemet sen

Processerna måste vara klara innan val av system görs. Ni måste kunna besvara:

Vilka processer vill vi kunna förbättra?

Vilka områden är avgörande för oss idag?

När ni har svaren på det blir systemvalet inte längre en gissning eller en säljinsats från leverantören, utan ett medvetet beslut baserat på fakta, behov och ägandeskap.

Dessa frågor brukar ofta dyka upp först under workshops, när implementeringen redan har påbörjats. Då är det tyvärr för sent.

Slutord

Var kan ni börja bygga mer ägandeskap redan idag?

Rätt systemval handlar inte om att hitta det mest marknadsförda systemet, utan om att förstå sin egen verksamhet, sina processer och sina människor. När ägandeskapet finns internt och besluten tas på kunskap snarare än påverkan, blir resultatet alltid bättre, oavsett vilket system ni än väljer.

Läs mer om hur vi jobbar med affärssystem här.