Efter systemvalet

Ett personligt perspektiv på ägandeskap, lärande och kontroll i digitala förändringsprojekt. Del 3.

När systemet är valt och beslutet är taget är det många som tappar fart. Man tänker att det svåra är gjort, men i själva verket börjar det viktiga arbetet nu. Det är här många går fel. Man förväntar sig ofta att externa konsulter ska ta över, förstå verksamheten i detalj och driva implementationer på rätt sätt. Det händer inte. De kan leverera, men de kan inte bära ert ansvar. I detta skede är det få, om någon, som fullt ut har hela bilden klar.

Det spelar ingen roll om det handlar om ett affärssystem eller annan kärnteknik. Implementationer faller sällan på tekniken i sig, utan på organisationens förmåga att driva förändring. Och här börjar nästa fas. Nu handlar det om intern drivkraft och intern styrka, två grundpelare i ett internt ägandeskap.

Det kräver passion för det som ska implementeras och mod att hålla kursen när det blåser. Vilket det gör VÄLDIGT ofta. I många projekt uppstår friktion när kärnverksamheten samarbetar med externa konsulter. Det kan bli mindre flexibilitet, och relationen kan bli ansträngd när den interna organisationen håller hårt i vad dem tycker är möjligt och vad som inte är "nödvändigt" att förändra. Samtidigt som externa resurser ofta vill gå snabbare fram eller arbeta på sitt standardsätt.

Någon måste äga och driva

Här blir verkligheten ofta tydlig: alla är beroende av implementationen, men få har tid att driva den. Därför behövs en intern drivkraft. En person som håller ihop allt, leder arbetet framåt, tar beslut och koordinerar både internt och med externa konsulter.

Det handlar om att vara spindeln i organisationen. En person som förstår verksamheten, tekniken och människorna och håller ihop alla delar. Workshops, prioriteringar, utveckling, utbildningar, tester och kunskapsöverföring behöver säkras.

Externa konsulter kan bidra, men det blir något speciellt när kraften kommer inifrån. De externa konsulterna sitter inte i verksamheten. De äger inte resultatet. Därför lämnas ofta energi och ansvar i luften om inte en intern motor håller i taktpinnen.

Skydda nyckelpersonerna, men använd dem

Nyckelpersoner ska involveras mycket i denna fas där deras kompetens behövs, men de ska inte behöva bära implementationer på sina axlar. Deras tid är kritisk och ska användas smart. Rätt person på rätt plats, vid rätt moment.

Teknikkompetens är avgörande

Teknologiförståelse måste finnas internt. Annars kan ni inte göra medvetna val, och arbetet rinner snabbt över till dyra externa timmar. Som sedan leder till att det inte finns någon kunskap om vad som gjorts och vad tidsåtgången rimligtvis skulle vara. När ni förstår tekniken och systemen kan ni styra riktningen, göra delar själva och snabbare identifiera vad som kräver extern expertis. Inte att förglömma; Verksamheten ska leva med och fortsätta utveckla processer och system framåt - i synnerhet är detta ett faktum i den snabbt föränderliga värld vi numera lever i. Ständig förbättring och adoption av nya möjligheter blir en nyckel.

Slutsats

Hitta någon som driver implementationer internt. Utan det händer tre saker:

TID: Implementationer riskerar att ta längre tid.

BUDGET: Kostnader springer iväg och överblicken försvinner.

LÄRANDE: Tekniska möjligheter tappas bort och internt lärande uteblir.

EFFEKT: Om ägarskapet för framtida förändring outsourcas till externa konsulter, riskerar det resultera i stötvisa projekt, snarare än ständiga förbättringar som följer verksamhetens utveckling, vilket löpande urholkar effektiviteten.

Inget system kan bära en organisation framåt om organisationen inte själv håller i ratten. Ägandet måste stanna hos er.

Läs mer om hur vi jobbar här.